KPI, (Key Performance Indicator) Nedir?
Anahtar Performans Göstergesi olarak bilinen bu kavram arzulanan bir hedefe ulaşma başarısını, performans ölçümleri yoluyla niteliksel/niceliksel olarak yorumlamaya yarayan bir sistemdir aslında. Hedeflere bağlı olarak gösterilen performansın ölçüsü olan KPI, aslında okul sıralarından günlük hayatımıza, yaşamın pek çok anında karşımıza çıkan ve varlığını sürdüren bir olgu. İş hayatında özellikle beyaz yakalı sektörlerde dillere yerleşmiş olan KPI kavramı hayatımızın her döneminde yeri olan hedeflerin, iş dünyasındaki “profesyonel” adıdır.
KPI’lar sene başında belirlenen hedeflerin, belirlenen süre sonunda gerçekleşmesini esas aldığı için çoğu çalışanın korkulu rüyası olmuştur. Hedefler gerçekleşmezse uyarılar, terfi olmamalar, motivasyon kayıpları derken liste uzar gider. Aslında KPI doğru belirlendiğinde çalışan için bir stres kaynağı olmaktan çıkıp eğlenceli bir yarışa dönüşebilir. İş hayatında belirlenen yanlış KPI’lar neticesinde motivasyon düşer, konsantre bozulur, iş verimi düşer ve beraberinde mutsuzluk gelir. Bugün KPI uygulamasına baktığımızda aslında çalışanlar için bir baskı unsuru gibi gözükse de temelde daha iyi olma konusunda önemli bir fırsattır. Belirlenen KPI’lar ne kadar gerçekçi, ölçülebilir ve somut olursa başarı da bir o kadar kaçınılmaz olur.
KPI’ın faydası nedir?
Birçok çalışan KPI’dan muzdarip olsa da hedefler doğru tanımlandığında pek çok fayda da sağlar. Performans yönetim süreci ne kadar doğru uygulanırsa, sonuç da bir o kadar göz doldurur. KPI’ın en büyük faydalarından biri çalışanın kendini geliştirmesidir. Hedefler, hep daha iyiye motive eder bu sayede çalışan kendini geliştirir ve hedefi tutturmak için başkasıyla değil aslında kendiyle yarışır. KPI aynı zamanda manevi bir haz duygusu yaşatır. Başarmış olmanın verdiği özgüven ileriki dönemlerde işe de olumlu yansır. KPI’ın tutturulması, çalışan için en büyük motivasyonlardan biridir aynı zamanda. Hedefler doğrultusunda yöneticiler çalışanlarını daha kolay takip edebilir haliyle performans değerlendirme süreci de daha iyi işler. KPI, kendi içinde bir düzen barındırır. Kurallar nettir, hedef bellidir. Bu sayede bu hedef doğrultusunda daha planlı bir çalışma gerçekleştirilir.
KPI nasıl belirlenir? KPI sürecine etki eden faktörler nelerdir?
Gerçek dışı KPI’lar başarısızlık ve motivasyon kaybından başka bir şey getirmez. Bu nedenle KPI belirlenirken üzerinde durulması gereken bazı maddeler vardır. Performans değerlendirme sürecinin en önemli parçalarından biri KPI’lardır. Yanlış belirlenen hedefler hem çalışan için hem de yönetici için pek çok zarara yol açar. Çalışanın kendine olan güvenini kaybetmesine yol açar ki bu da doğrudan iş verimini etkiler. KPI belirlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususları sizler içir derledik;
- KPI gerçekçi olmalıdır!
Gerçeği yansıtmayan ya da ulaşılması imkânsız hedefler koymak motivasyon kaybı yaratır çünkü işin sonunca başarı oranı oldukça düşüktür. KPI kesinlikle gerçekçi olmalıdır. Çalışanın kapasitesi, tecrübesi, yetkinliği, önceki başarmışlıkları KPI belirlemede kıstas olmalıdır. Hatta çalışanın mevcut motivasyonu bile KPI belirlemede önemlidir. Yaşadığı bir sağlık sorunu olup olmaması gibi faktörler hedefi doğrudan etkiler bu nedenle KPI belirlenirken 360 derece bir bakış açısı gereklidir.
- KPI’lar ölçülebilir olmalıdır!
En kritik noktalardan biri de bu. KPI belirlenmeden önce olası hedeflerin resmi bir dayanağı olmalıdır. Farazi düşüncelerle değil sayısal bir sonuç ya da ölçülebilir bir değer gereklidir. Hedef daima net olmalıdır. Bir konu üzerinde araştırma yapmak KPI belirlenmesi için kıstas değildir; daha somut ve elle tutulur sonuçlar gereklidir.
- KPI’da zamanlama çok önemlidir!
KPI belirlenirken en çok dikkat edilmesi gereken noktalardan biri zamanlamadır. Hedef belirlenirken doğru zamanlama yapılmalıdır. KPI’ın mutlaka doğru bir sonlanma tarihi olmalıdır. Hedef önemlidir ancak bu hedefin ne kadar sürede yapılması gerektiği de aynı önemlidir. İş hayatında sıkça kullandığımız “deadline” yani bir diğer deyişle teslim süresi, KPI için de geçerlidir. Hedefin, doğru zaman diliminde yapılması gerekir ancak bu zamanlamanın da yine gerçekçi bir planlama ile belirlenmesi önemlidir.
- KPI’ın amacı belirlenmelidir!
KPI belirlemede hangi amaçla yola çıkıldığı önemlidir. Örneğin yalnızca hedef satış mı, zamanlama mı yoksa para mı? KPI’ın belirlenme amacının ne olduğu da önemlidir. KPI’ların hangi periyodlarda uygulanacağı, ölçümlemek istenilen şeyin ne olduğu, bunun şirkete/kuruma olan faydası gibi başlıklar üzerinde de durmak gerekir.
KPI süreçleri nelerdir?
Yukarıdakiler tamamlandıktan ve hedefler netleştikten sonra işin pratiğe dökülmesi önemlidir. KPI’nın amacı ve varılmak istenen noktaların üzerinden geçilir ve hedef belirlenir. Bu amaçlar doğrultusunda belirlenen hedef yazıya dökülür ve çalışana verilir. Bu süre zarfında yöneticinin eli çalışanın üzerinde olmaya devam eder; olası bir aksilik durumunda müdahalede bulunmak için. Eğer bu süreçte bir sorun tespit edilirse çözüm için yeni bir planlama yapılabilir. Gerek hedef, gerek deadline tamamlandıktan sonra ulaşılan sonuç değerlendirilir. Değerlendirme neticesinde elde edilen veriler ilgili yerlere raporlanır. Böylece KPI süreci tamamlanmış olur.
